Kiedy powinieneś drukować?
Żyjemy w epoce cyfrowej, ale wciąż istnieje zapotrzebowanie na dokumenty drukowane.
W erze, w której nawet poczta e-mail jest zagrożona przez nowe usługi przesyłania wiadomości, może wydawać się wręcz niedorzecznością twierdzenie, że druk nadal ma swoje miejsce. Jednak przyjrzyj się dobrze, jak czytamy i pracujemy z drukowanymi dokumentami lub korespondencją, a jasne jest, że drukowany dokument ma zalety, z którymi nie może się równać forma elektroniczna. Sztuka, aby nie marnować pieniędzy na drukowanie w biznesie, nie polega na wyeliminowaniu jej z biura, ale na ustaleniu, gdzie jest to właściwe, a gdzie nie. W końcu dzięki odpowiednim drukarkom, atramentom i nośnikom drukowanie może być opłacalne i zrównoważone, a jednocześnie pomagać Twojej firmie i zespołowi pracować wydajniej.
Kiedy nie powinieneś drukować?
Wielka wyprzedaż biura bez papieru – i największy argument przeciwko drukowi – polega na tym, że jest to marnotrawstwo i niepotrzebne. Czasami tak jest. Chociaż pogląd ten może być przesadzony, a niektóre badania twierdzą, że przy nowoczesnych drukarkach, atramentach i zrównoważonych nośnikach druk może być bardziej przyjaznym dla środowiska wyborem, nadal nie ma sensu drukować wielu typowych dokumentów biurowych i komunikacji. Większość codziennych wiadomości e-mail, notatek, formularzy, zasad, wytycznych i przepisów na ogół lepiej zostawić w formacie elektronicznym. Nie ma żadnej rzeczywistej korzyści z ich drukowania, a jeśli pracownicy muszą się do nich odwoływać, bardziej sensowne jest posiadanie przeszukiwalnej, aktualnej wersji dostępnej po kliknięciu łącza lub przycisku, a nie rozdawaniu i umieszczaniu na biurku.
Pomyśl także o bałaganie. Biurka pokryte notatkami lub tablicami korkowymi przepełnionymi dokumentami nie leżą w niczyim interesie, a jeśli dokument lub notatkę należy przeczytać raz lub dwa razy, a następnie wyrzucić, po prostu nie ma sensu umieszczać go na fizycznej stronie. Poczta e-mail doskonale sprawdza się w przypadku krótkich, rzeczowych i informacyjnych komunikacji. Jeśli nie masz powodów prawnych lub regulacyjnych, aby je wydrukować, pozostaw je w skrzynce odbiorczej klienta poczty e-mail, a nie na tacy wyjściowej.
Kiedy powinieneś drukować?
To nie oznacza, że drukarki biurowe są przestarzałe – daleko im do tego. Faktem jest, że reagujemy na wydrukowaną stronę inaczej niż na ekran, a nawet tablety i wyświetlacze e-ink nie działają w ten sam sposób. W niektórych sytuacjach, w których potrzebujesz, aby czytelnik usiadł, skupił uwagę, nauczył się lub uległ wpływowi, moc atramentu na papierze jest trudna do pobicia.
Szkice i odbitki próbne
Porozmawiaj z większością profesjonalnych redaktorów, projektantów, podredaktorów lub korektorów, a powiedzą Ci, że najlepszym sposobem dokładnego sprawdzenia strony lub dokumentu jest praca na dobrym, staromodnym wydruku. Błędy ortograficzne i gramatyczne, które mogą czaić się niewidoczne na ekranie, wyróżniają się na papierze. Łatwiej zauważyć brakujący znak interpunkcyjny lub nieprawidłową czcionkę, natomiast łatwiej jest wyczuć przepływ słów na stronie, wpływ obrazów i sposób, w jaki projekt działa razem jako całość. Co więcej, wydruk jest łatwiejszy do znakowania; możesz wyróżnić problematyczne obszary i szybko zrobić notatki na stronie, nawet jeśli będziesz musiał je później wziąć lub dodać komentarze do dokumentu cyfrowego. To prawda, że wiele firm znalazło cyfrowe przepływy pracy, które dla nich działają, ale z reguły, jeśli coś wymaga odpowiedniego sprawdzenia przed udostępnieniem klientom lub na produkcji, warto je wydrukować i sprawdzić.
Materiały po stronie klienta lub materiały marketingowe
Chociaż poczta e-mail to świetny sposób na znalezienie nowych klientów lub rozpowszechnianie informacji, drukowane broszury, arkusze informacyjne i ulotki często mają większy wpływ. Materiały drukowane są nie tylko namacalne, ale są bardziej wytrzymałe i przenośne niż komunikacja elektroniczna; łatwiej trzymać w teczce do czytania później lub w losowaniu w celach informacyjnych w późniejszym terminie. Przede wszystkim dobrze zaprojektowany wydruk może przykuć uwagę i zatrzymać go w taki sposób, w jaki plik PDF lub e-mail wyświetlany na ekranie zajętym ikonami, oknami, aplikacjami i powiadomieniami może nie być.
Korespondencja
Poczta e-mail doskonale nadaje się do swobodnej, codziennej komunikacji, a aplikacje i usługi do przesyłania wiadomości doskonale nadają się do szybkiej dyskusji w czasie rzeczywistym. Mimo to wciąż istnieją scenariusze, w których list w poście wygrywa. List często wydaje się bardziej osobisty; obiekt, który ktoś wysłał specjalnie do Ciebie, aby otrzymać, nawet jeśli niejasno zdajesz sobie sprawę, że chodziło o automatyczną wysyłkę. Co więcej, podczas gdy przeciętna skrzynka odbiorcza e-mail jest codziennie wypełniona spamem i wiadomościami, w przeciętnym poście jest mniej konkurencji. Ludzie często spędzają więcej czasu na przeczytaniu listu, a jeśli zdecydują się go zeskanować, prawdopodobnie wyciągną kluczowe informacje.
W 2013 roku firma Avery, specjalizująca się w etykietach i artykułach stacjonarnych, zleciła psychologom z London Metropolitan University zbadanie wpływu poczty elektronicznej i korespondencji drukowanej. W badaniu wzięło udział 40 uczestników w wieku od 20 do 52 lat, z których każdy otrzymał te same wiadomości i był proszony o te same odpowiedzi. Jednak podczas gdy 20 otrzymało te wiadomości za pośrednictwem poczty e-mail, pozostałe 20 otrzymało je w formie drukowanego listu. Badanie wykazało, że wersja e-mailowa została znacząco oceniona jako mająca mniejszy wpływ niż wersja listowa, podczas gdy wiadomości były oceniane jako bardziej osobiste, gdy przychodziły listownie. Co więcej, 85% badanych stwierdziło, że na pewno czytałoby listy uważniej, 85% określiło listy jako „bardziej prawdziwe”, a 80% uważało, że list miałby większą szansę na przekonanie kogoś do czegoś. Kiedy potrzebujesz przekazać coś z prawdziwą energią, wpływem lub osobistym akcentem, staromodny nadruk może nadal być najlepszym sposobem.
Raporty i propozycje
Raporty, propozycje i inne dokumenty, które wykraczają poza jedną lub dwie strony, zawsze warto wydrukować, a wszystko sprowadza się do zrozumienia i zachowania. W 2013 r. naukowcy z Uniwersytetu w Stavanger w Norwegii poprosili 72 uczniów w wieku od 15 do 16 lat, aby przestudiowali jeden tekst narracyjny i jeden tekst objaśniający, o długości około 1500 słów, ale podczas gdy połowa studentów czytała teksty na papierze, druga połowa czytać je jako pliki PDF na komputerach z 15-calowymi ekranami TFT. Następnie uczniowie wypełniali testy czytania ze zrozumieniem, podczas których mogli odwoływać się do tekstów. Badacze zauważyli, że studenci czytający pliki PDF mieli więcej trudności ze znalezieniem konkretnych informacji i nie wykazywali tak głębokiego zrozumienia.
Inni psychologowie zauważyli sposób, w jaki pracujemy z dokumentami na papierze, wykorzystując fizyczne właściwości tekstu – strony, rozmieszczenie i wygląd ilustracji lub grafik, położenie sekcji i nagłówków, a nawet kształt tekstu na stronie – jako sposób poruszania się po nim i blokowania informacji w naszych mózgach. Nabazgrane notatki i zakreślacze mogą pomóc nam w przechowywaniu kluczowych punktów lub ich późniejszym odnajdywaniu. I w końcu po prostu łatwiej jest czytać długie dokumenty na papierze niż na ekranie, gdzie przewijanie może zająć trochę naszej uwagi i gdzie zbyt łatwo jest wślizgnąć się do skanowania i przeglądania, nieliniowy tryb czytania; styl, który sprawdza się, gdy przeglądamy sieć w poszukiwaniu bryłek informacji, ale nie wtedy, gdy musimy coś poważnie przyjrzeć się, przeanalizować i naprawdę to przyswoić.
Krótko mówiąc, chociaż dokumenty elektroniczne i poczta e-mail z pewnością odgrywają większą rolę w nowoczesnych biurach, wciąż istnieją scenariusze, w których drukowane słowo i obraz działają lepiej. Kiedy potrzebujesz uwagi, wpływu lub po prostu wiedzieć, że coś zostało zrozumiane, za każdym razem sięgaj po atrament na papierze.
Dowiedz się, dlaczego wdrożenie zielonych polityk może pomóc w rozwoju Twojej firmy.
